Administrator, zarządca, właściciel
Te trzy role bywają mylone, a różnią się zakresem decyzji. Właściciele lokali tworzą wspólnotę i to oni podejmują uchwały w sprawach przekraczających zwykły zarząd, na przykład przy remoncie dachu czy zaciągnięciu kredytu. Zarząd wspólnoty, wybrany spośród właścicieli lub powierzony firmie zewnętrznej, prowadzi bieżące sprawy. Administrator wykonuje czynności techniczne i biurowe na podstawie umowy.
Licencja zawodowa zarządcy została zniesiona lata temu, ale obowiązek ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej pozostał. To pierwszy dokument, o który warto poprosić przy wyborze firmy, obok referencji z innych budynków w mieście. W Gorzowie rynek jest na tyle mały, że opinię o zarządcy da się zweryfikować w dwóch telefonach do sąsiednich wspólnot.
Co powinno być w umowie
- Wykaz czynności w cenie i osobno wykaz czynności dodatkowo płatnych, z cennikiem.
- Częstotliwość i forma raportowania: miesięczne zestawienie kosztów, roczne sprawozdanie, dostęp do systemu online.
- Zasady obsługi awarii poza godzinami pracy i numer telefonu, który naprawdę odbiera ktoś w nocy.
- Tryb zatwierdzania wydatków i limit, powyżej którego zarządca musi pytać zarząd wspólnoty.
- Okres wypowiedzenia i sposób przekazania dokumentacji przy zmianie firmy.
Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje przy podpisywaniu. Zmiana zarządcy bez uporządkowanego protokołu przekazania dokumentacji technicznej, książki obiektu budowlanego i rozliczeń potrafi sparaliżować wspólnotę na kilka miesięcy.
Pieniądze wspólnoty pod kontrolą
Właściciel lokalu ma prawo wglądu w dokumentację wspólnoty i to prawo nie wymaga uzasadnienia. Jeśli zarządca zasłania się ochroną danych przy prośbie o zestawienie kosztów, to sygnał ostrzegawczy. Standardem powinno być zestawienie roczne z podziałem na pozycje: media, sprzątanie, konserwacja, ubezpieczenie budynku, wynagrodzenie zarządcy, fundusz remontowy.
Zebranie ogółu właścicieli zwołuje się co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale. To na nim zatwierdza się sprawozdanie i plan gospodarczy na kolejny rok. Jeśli zebranie nie odbywa się w terminie albo protokoły nie trafiają do właścicieli, warto zadać pytanie na piśmie, bo droga sądowa w takich sprawach jest długa i kosztowna.
Uchwały wspólnoty można zaskarżyć do sądu w terminie sześciu tygodni od dnia podjęcia albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Termin jest zawity, więc data podjęcia uchwały ma znaczenie.
Obsługa mieszkań na wynajem
Druga część rynku to zarządzanie najmem dla właścicieli, którzy nie chcą albo nie mogą zajmować się lokalem sami. Firma szuka najemcy, sprawdza go, przygotowuje umowę, odbiera lokal, rozlicza media i reaguje na awarie. Wynagrodzenie stanowi zwykle procent czynszu, czasem powiększony o jednorazową opłatę za znalezienie najemcy.
- Ustal, kto ponosi koszty drobnych napraw i do jakiej kwoty zarządca decyduje samodzielnie.
- Sprawdź, jak wygląda procedura sprawdzania najemcy i czy obejmuje weryfikację dochodu.
- Zapytaj o zasady przy pustostanie. Część firm nie pobiera wynagrodzenia za miesiące bez najemcy.
- Ustal formę umowy najmu. Najem okazjonalny wymaga aktu notarialnego i daje właścicielowi mocniejszą pozycję.
Przy najmie okazjonalnym potrzebne jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. Szczegóły opisujemy w przewodniku po usługach notarialnych. To dodatkowy koszt na starcie, który przy problemach z opuszczeniem lokalu oszczędza miesiące postępowania.
Obiekty komercyjne
Zarządzanie budynkiem biurowym, halą albo lokalem handlowym to trzeci obszar, rządzący się własnymi regułami. Dochodzą w nim przeglądy techniczne wynikające z prawa budowlanego, obsługa instalacji, umowy serwisowe z dostawcami oraz rozliczanie kosztów wspólnych między najemcami. Przy takich obiektach kluczowy jest harmonogram przeglądów i pełna książka obiektu budowlanego, bo to pierwsze dokumenty, o które pyta kontrola.
Warto też z góry ustalić, kto odpowiada za ochronę i systemy alarmowe. Zakres tych usług i sposób ich rozliczania opisujemy w tekście o ochronie i monitoringu w Gorzowie.
Często zadawane pytania
Ile kosztuje zarządzanie wspólnotą mieszkaniową?
Wynagrodzenie liczy się najczęściej od metra kwadratowego powierzchni lokali w miesiącu i zależy od wielkości budynku, jego stanu technicznego oraz zakresu obowiązków. Przy porównywaniu ofert trzeba zestawiać identyczne zakresy, bo różnice kryją się w czynnościach płatnych dodatkowo.
Czy właściciel mieszkania ma prawo wglądu w dokumenty wspólnoty?
Tak. Właściciel lokalu może kontrolować działalność zarządu i ma prawo dostępu do dokumentacji wspólnoty, w tym do rozliczeń i umów. Odmowa udostępnienia dokumentów jest podstawą do interwencji na zebraniu, a w dalszej kolejności do drogi sądowej.
Jak zmienić firmę zarządzającą?
Decyzję podejmują właściciele w drodze uchwały, z zachowaniem okresu wypowiedzenia z obowiązującej umowy. Kluczowe jest protokolarne przekazanie dokumentacji technicznej, finansowej i księgi obiektu budowlanego nowemu zarządcy.